Wie lege ich eine neue Person an?

In TimeTac verwalten Sie alle Personen zentral unter Unternehmen > Personen. Dort stehen Ihnen drei Wege zur Verfügung, um neue Personen hinzuzufügen: direkt anlegen, per E-Mail einladen oder per Datei importieren.

Inhalt

• Person direkt anlegen
• Person per E-Mail einladen
• Personen per Datei importieren
• Neues Profil vervollständigen

Person direkt anlegen

Legen Sie eine neue Person direkt in TimeTac an, indem Sie die Anmeldedaten manuell festlegen. Diese Methode eignet sich besonders, wenn Sie den Benutzernamen und das Passwort selbst vergeben möchten.

Gehen Sie wie folgt vor

1. Navigieren Sie im Seitenmenü zu Unternehmen > Personen.
2. Klicken Sie auf den Button Person hinzufügen.
3. Wählen Sie im Drop-down-Menü die Option Anl.
4. Geben Sie optional den Vornamen und Nachnamen ein.
5. Wählen Sie die passende Rolle aus. Die Rolle Standard ist vorausgewählt und kann nicht entfernt werden. Zusätzlich können Sie Management oder Administration zuweisen.
6. Wählen Sie unter Anmelden mit die gewünschte Anmeldemethode:
   • E-Mail: Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein. Die Person erhält eine Einladung per E-Mail.
   • Benutzername: Geben Sie einen Benutzernamen und ein Passwort ein. Wiederholen Sie das Passwort zur Überprüfung.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Person per E-Mail einladen

Laden Sie neue Personen per E-Mail ein, wenn diese ihre Anmeldedaten selbst festlegen sollen. Sie können mehrere Personen gleichzeitig einladen.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie im Seitenmenü zu Unternehmen > Personen.
2. Klicken Sie auf Person hinzufügen und wählen Sie Einladen.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
4. Klicken Sie auf Noch eine Person einladen, um weitere Personen hinzuzufügen.
5. Weisen Sie ein Arbeitszeitmodell zu.
6. Klicken Sie auf Einladen, um die Einladungen zu verschicken.

Personen aus Excel importieren

Mit dem TimeTac-Personenimport legen Sie mehrere Personen in Ihrem Konto gleichzeitig an, statt jede einzeln zu erstellen. Sie füllen die von TimeTac bereitgestellte Excel-Vorlage aus und laden sie unter Integrationen > Personenverwaltung > TimeTac-Personenimport hoch.

Excel-Vorlage herunterladen

Laden Sie zuerst die von TimeTac bereitgestellte Excel-Vorlage herunter. Die Vorlage enthält alle Felder, die der Import erkennt, wobei Pflichtfelder grün markiert sind. Öffnen Sie sie in Excel oder einer anderen Anwendung, die Dateien im Format .xlsx speichern kann.

Personendaten eintragen

Tragen Sie pro Zeile eine Person ein. Jedes Pflichtfeld muss ausgefüllt sein. Optionale Felder können leer bleiben.

Die Vorlage enthält die folgenden Spalten:

• Nachname — Pflichtfeld.
• Vorname — Pflichtfeld.
• Personalnummer — Optional. Eine interne Kennung der Person.
• E-Mail-Adresse — In den meisten Fällen Pflichtfeld. Über die E-Mail-Adresse melden sich Personen an und setzen ihr Passwort zurück.
• Benutzername — Nur erforderlich, wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Wird beides eingetragen, hat die E-Mail-Adresse Vorrang und der Benutzername wird ignoriert.
• Passwort — Nur erforderlich, wenn statt einer E-Mail-Adresse ein Benutzername verwendet wird. Mindestens 8 Zeichen, davon ein Großbuchstabe und ein Sonderzeichen.
• Abteilung — Optional. Die Abteilung muss bereits in TimeTac vorhanden sein. Verwenden Sie die gleiche Schreibweise wie in Ihrem Konto.
• Telefonnummer — Optional.
• Sprache — Pflichtfeld. Wählen Sie die Sprache aus der Drop-down-Liste — der Wert muss exakt mit einem Listeneintrag übereinstimmen.

Ausgefüllte Datei hochladen

Sobald Ihre Vorlage vollständig ist, laden Sie sie in TimeTac hoch, um den Import zu starten.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in TimeTac zu Integrationen > Personenverwaltung > TimeTac-Personenimport.
2. Laden Sie Ihre ausgefüllte Vorlage hoch.

Nach dem Hochladen läuft der Import automatisch im Hintergrund. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit der Anzahl der angelegten Personen und einer Übersicht über Zeilen, die nicht importiert werden konnten — zum Beispiel, wenn ein Benutzername bereits vergeben ist.

Fehler beim Import beheben

Zeigt die Bestätigungs-E-Mail an, dass Zeilen nicht importiert werden konnten, liegt das meist an einer fehlenden Abteilung oder an unvollständigen Pflichtdaten.

Abteilung nicht gefunden

Verweist eine Zeile auf eine Abteilung, die in TimeTac nicht existiert, wird die Person nicht importiert. Legen Sie die fehlende Abteilung zuerst in TimeTac an und laden Sie die Datei anschließend erneut hoch.

Fehlende Personendaten

Eine Person wird nicht importiert, wenn ein Pflichtfeld leer ist. Pflichtfelder sind Nachname, Vorname, Sprache und E-Mail-Adresse — oder Benutzername mit Passwort, wenn keine E-Mail-Adresse vorliegt.

In der Bestätigungs-E-Mail sehen Sie, in welcher Zeile und welchem Feld der Fehler liegt. Korrigieren Sie die betroffenen Zeilen in Ihrer Vorlage und laden Sie die Datei erneut hoch.

Neues Profil vervollständigen

Nach dem Anlegen einer neuen Person sollten Sie das Profil vollständig einrichten. So kann die Person die Zeiterfassung sofort nutzen. Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Berechnungen werden korrekt verarbeitet.

• Wie Sie Kontoinformationen und persönliche Informationen bearbeiten, erfahren Sie im Artikel: Wie ändere ich die Profileinstellungen?
• Wie Sie ein Arbeitszeitmodell mit Gültigkeitsdatum zuweisen, erfahren Sie im Artikel: Wie verwalte ich Einstellungen zur Anstellung und zu Arbeitszeiten?
• Wie Sie einen Feiertagskalender zuweisen, erfahren Sie im Artikel: Wie kann ich Feiertagskalender erstellen und zuweisen?

Sie wissen jetzt, wie Sie in TimeTac neue Personen direkt anlegen, per E-Mail einladen oder per Datei importieren können.