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Wie verwalte ich Abwesenheiten und sehe sie im Kalender ein?

Abwesenheiten im Kalender hinzufügen, einsehen und verwalten

Dieser Artikel ist für: Standard, Management, Administration, Kontoverantwortung

Achtung: Stellen Sie sicher, dass der Person bereits ein Arbeitszeitmodell zugewiesen ist. Dies ist erforderlich, bevor Abwesenheiten eingetragen oder Abwesenheitsanträge gestellt werden können. Wir empfehlen außerdem, den Urlaubsanspruch in den Profileinstellungen festzulegen.

Inhalt

Abwesenheiten einsehen

Im Kalender

  1. Navigieren Sie im Seitenmenü zu Kalender.
  2. Wählen Sie links oben im Drop-down-Menü die gewünschte Ansicht: Tag, Woche, Monat oder Jahr.

Tipp: Mit den Rollen Administration, Management und Kontoverantwortung können Sie rechts oben im Drop-down-Menü eine andere Person auswählen.

Alle Abwesenheiten sind im Kalender farblich markiert:

  • Lila: Feiertag
  • Grün: Urlaub
  • Blau: Zeitausgleich
  • Rot: Krankenstand
  • Orange: Sonstige Abwesenheiten

Offene Abwesenheitsanträge werden im Kalender schraffiert angezeigt.

Unter Berichte

  1. Navigieren Sie im Seitenmenü zu Berichte > Abwesenheiten.
  2. Nutzen Sie die Filterfunktionen, um den Zeitraum oder bestimmte Personen auszuwählen.

In der Ansicht werden Abwesenheiten als Kreise dargestellt und farblich nach Abwesenheitsart markiert. Offene Anträge werden gestrichelt angezeigt.

Abwesenheit hinzufügen

Eine neue Abwesenheit können Sie direkt im Kalender hinzufügen.

Option 1: Über den Button

  1. Öffnen Sie den Kalender und klicken Sie auf Hinzufügen.

Option 2: Direkt im Kalender

  1. Klicken Sie im Kalender auf den gewünschten Tag oder markieren Sie den Zeitraum per Drag-and-Drop.

Für beide Optionen

  1. Wechseln Sie im Fenster zum Reiter Abwesenheit.
  2. Wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart aus.
  3. Passen Sie bei Bedarf die Dauer an (Voller Tag oder Halber Tag).
  4. Prüfen Sie das Datum bzw. den Zeitraum Von – Bis.
  5. Optional: Fügen Sie eine Notiz hinzu.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Beim Eintragen von Urlaub wird Ihr Urlaubsanspruch angezeigt. Beim Zeitausgleich sehen Sie den aktuellen Arbeitszeitsaldo.

Bestehende Abwesenheit ändern

Achtung: Genehmigte Abwesenheiten oder offene Abwesenheitsanträge können nicht direkt bearbeitet werden. Löschen Sie die Abwesenheit und erfassen Sie sie erneut.

  1. Klicken Sie im Kalender auf den entsprechenden Tag bzw. die Abwesenheit.
  2. Klicken Sie auf Löschen.
  3. Klicken Sie im Dialogfenster erneut auf Löschen.

Abwesenheitsantrag

Ob Personen eine Abwesenheit direkt hinzufügen können oder eine Genehmigung erforderlich ist, hängt von den Einstellungen der jeweiligen Abwesenheitsart ab. Genehmigungspflichtige Abwesenheiten werden automatisch als Abwesenheitsantrag erfasst.

Offene Abwesenheitsanträge werden im Kalender und unter Berichte > Abwesenheiten schraffiert bzw. gestrichelt angezeigt. Sobald ein Abwesenheitsantrag genehmigt wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung in TimeTac.

Sie wissen jetzt, wie Sie Abwesenheiten in TimeTac im Kalender und unter Berichte einsehen und verwalten.