Zu Content springen
Deutsch
Kontaktieren Sie uns
  • Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist.

Wie verwalte ich Abwesenheitsarten?

Übersicht über Abwesenheitsarten in TimeTac und deren Einstellungen

Dieser Artikel ist für: Kontoverantwortung, Administration

Abwesenheitsarten bestimmen, welche Abwesenheiten Personen in Ihrem Konto buchen können. TimeTac bietet Standardarten wie Urlaub, Krankenstand und Zeitausgleich. Zusätzlich können Sie eigene Abwesenheitsarten erstellen.

Inhalt

Abwesenheitsarten einsehen

So zeigen Sie die vorhandenen Abwesenheitsarten an:

  1. Navigieren Sie im Seitenmenü zu Unternehmen > Abwesenheitsarten.
  2. Sie sehen eine Übersicht aller vorhandenen Abwesenheitsarten inklusive Status und aktueller Einstellungen.
  3. Um archivierte Abwesenheitsarten anzuzeigen, aktivieren Sie den Schieberegler rechts oben.

Vorhandene Abwesenheitsarten

Abwesenheitsart Abkürzung
Urlaub UT
Zeitausgleich ZA
Krankenstand KS
Homeoffice HO
Karenz K
Pflegefreistellung PF
Sonstige Abwesenheit SA
Sonderurlaub SU
Schulung S

Hinweis: TimeTac kann weitere Abwesenheitsarten enthalten. Die oben genannten sind die häufigsten Standardarten. Zusätzliche Abwesenheitsarten können Sie jederzeit selbst erstellen.

Einstellungen für Abwesenheitsarten

Für alle Abwesenheitsarten – außer Urlaub, Zeitausgleich und Krankenstand – können Sie individuelle Einstellungen festlegen. Bei diesen drei Abwesenheitsarten sind die Einstellungen fix definiert.

Einstellung Beschreibung
Status Sie setzen Abwesenheitsarten auf Aktiv oder Archiviert. Archivierte Abwesenheitsarten können nicht eingetragen oder beantragt werden.
Bezahlte Abwesenheit Die Abwesenheit wird als bezahlte Arbeitszeit angerechnet.
Erlaubte Überstunden Sie ermöglichen die Erfassung von Arbeitszeit und Abwesenheit am selben Tag. Die erfassten Arbeitsstunden führen zu einer Überschreitung der Sollarbeitszeit und zählen als Überstunden.
Öffentlich anzeigen Ist diese Option deaktiviert, sehen Personen im Kalender nur, dass jemand abwesend ist. Die Abwesenheitsart selbst wird nicht angezeigt.
Anspruch Ein in Tagen zugewiesener Anspruch pro Abwesenheitsart. Mit jeder Buchung reduziert sich der Anspruch. Eine Überschreitung ist nicht möglich. Sie können den Anspruch später im Personenprofil anpassen.
Mit Antrag Die Abteilungsleitung muss alle Abwesenheitsanträge dieser Art genehmigen.

Neue Abwesenheitsart hinzufügen

Erstellen Sie eine eigene Abwesenheitsart, wenn die Standardarten nicht ausreichen. Legen Sie dabei fest, ob eine Genehmigung erforderlich ist und ob die Abwesenheit als bezahlt gilt.

  1. Navigieren Sie im Seitenmenü zu Unternehmen > Abwesenheitsarten.
  2. Klicken Sie oben auf Abwesenheitsart hinzufügen.
  3. Geben Sie einen Namen und eine Abkürzung ein.
  4. Legen Sie die Einstellungen fest, indem Sie entsprechende Häkchen setzen für:
    • Öffentlich anzeigen
    • Mit Antrag ansuchen
    • Abwesenheit bezahlen
    • Überstunden zulassen
    • Anspruch hinzufügen
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Prüfen Sie Ihre Eingaben und klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Verwenden Sie eindeutige Abkürzungen für jede Abwesenheitsart. Diese Abkürzungen erscheinen in Berichten und erleichtern die Zuordnung.

Vorhandene Abwesenheitsart bearbeiten

  1. Navigieren Sie im Seitenmenü zu Unternehmen > Abwesenheitsarten.
  2. Klicken Sie bei der gewünschten Abwesenheitsart im Dreipunkt-Menü unter Aktionen auf Bearbeiten.
  3. Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor (Häkchen setzen oder entfernen).
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Prüfen Sie Ihre Änderungen und klicken Sie auf Speichern.

Achtung: Die Abwesenheitsarten Urlaub, Zeitausgleich und Krankenstand können nicht individuell bearbeitet werden.

Abwesenheitsart archivieren

Archivieren Sie Abwesenheitsarten, die nicht mehr benötigt werden. Archivierte Abwesenheitsarten werden nicht mehr zur Auswahl angeboten. Bestehende Einträge bleiben erhalten.

  1. Navigieren Sie zu Unternehmen > Abwesenheitsarten.
  2. Klicken Sie bei der gewünschten Abwesenheitsart im Dreipunkt-Menü unter Aktionen auf Archivieren.
  3. Klicken Sie im Bestätigungsdialog auf Archivieren.

Achtung: Archivierte Abwesenheitsarten können nicht mehr für neue Buchungen ausgewählt werden. Bereits gebuchte Abwesenheiten mit diesem Typ bleiben im System bestehen.

Abwesenheitsart: Sonstige Abwesenheiten (SA)

Was sind Sonstige Abwesenheiten?

Sonstige Abwesenheiten (SA) umfassen alle Abwesenheiten, für die keine eigene Abwesenheitsart definiert ist. Dazu zählen Fälle, die keiner anderen Abwesenheitsart eindeutig zugewiesen werden können. Welche Abwesenheiten unter SA fallen, legt Ihr Unternehmen individuell fest.

Was sind sonstige bezahlte Abwesenheiten?

Sonstige bezahlte Abwesenheiten sind Abwesenheiten, die unter SA fallen und als bezahlte Abwesenheit angerechnet werden. Beispiele dafür sind:

  • Arzttermine
  • Arzttermine für Familienangehörige
  • Behördengänge (z.\u2009B. Gerichtstermine)

Hinweis: Ob eine Abwesenheit als SA gilt und bezahlt wird, hängt von internen Unternehmensregelungen, gesetzlichen Vorgaben, der Branche sowie ggf. Kollektiv- oder Tarifverträgen ab.

Wie werden sonstige bezahlte Abwesenheiten in TimeTac erfasst?

Dauer: Sonstige bezahlte Abwesenheiten werden nach der tatsächlichen Zeit erfasst. Beispiel: Ein Arzttermin von 9:00–11:00 Uhr ergibt 2 Stunden Abwesenheit.

Dokumentation: Häufig ist ein Nachweis erforderlich (z.\u2009B. ärztliches Attest oder Bescheinigung). Ob ein Nachweis notwendig ist, hängt von den internen Unternehmensregelungen ab.

Sichtbarkeit von Abwesenheitsarten im Kalender

Im Kalender werden Abwesenheitsarten farblich markiert. So erkennen Sie auf einen Blick, wann eine Person abwesend ist und aus welchem Grund.

Einen guten Überblick über die Abwesenheiten von Teams oder des gesamten Unternehmens erhalten Sie unter Berichte > Abwesenheiten.

Abwesenheitsart im Kalender verbergen

Sie steuern die Sichtbarkeit der Abwesenheitsart über die Einstellung Öffentlich anzeigen:

  1. Öffnen Sie die Abwesenheitsart zur Bearbeitung.
  2. Entfernen Sie das Häkchen bei Öffentlich anzeigen.
  3. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Speichern.

Danach sehen Personen im Kalender nur, dass jemand abwesend ist. Der Grund der Abwesenheit wird nicht angezeigt.

Sie wissen jetzt, wie Sie in TimeTac Abwesenheitsarten einsehen, neue erstellen, bestehende bearbeiten und bei Bedarf archivieren können.